Per far fronte all’emergenza legata al Coronavirus, il Ministro per la pubblica amministrazione Fabiana Dadone ha emanato la Direttiva 02/2020 in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19 nelle pubbliche amministrazioni. Una Direttiva che, fra le tante indicazioni, rende il lavoro agile, lo smart working, modalità ordinaria per garantire ai cittadini – in tutta sicurezza – i servizi indifferibili della PA.
Al testo integrale della Direttiva, è stato poi aggiunto un utile documento, una guida pratica al lavoro agile per meglio semplificare le procedure da remoto.
SCARICA QUI LA GUIDA PRATICA AL LAVORO AGILE NELLA PA
Di seguito, alcuni chiarimenti pratici per attivare rapidamente forme di lavoro da casa.
Come attivare lo smart working
Per far fronte all’emergenza coronavirus il Governo ha stabilito che:
- le modalità di lavoro agile sono applicabili a OGNI rapporto di lavoro subordinato
- per attivare lo smart working NON occorre firmare un accordo tra dipendente e amministrazione che definisca giorni, strumenti, orari di raggiungibilità etc.
- gli obblighi di informativa sulla salute e sicurezza nel lavoro agile nei confronti dei lavoratori e dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza (RLS) sono assolti in via telematica, anche ricorrendo alla documentazione disponibile sul sito dell’Inail
Le condizioni tecnologiche di base per lavorare da casa: pc, connessione, telefono
- Il dipendente che dispone di un proprio pc può utilizzarlo per scopi professionali. Oppure se in amministrazione dispone di un portatile può prenderlo dall’ufficio e portarlo a casa.
- Gran parte dei cittadini e quindi dei dipendenti dispone di una connessione Internet a casa di tipo “flat” (il cui costo non dipende dal traffico di rete) o comunque potrebbe utilizzare lo smartphone come hotspot per consentire l’accesso ad Internet al pc di casa.
- Se il dipendente ha un cellulare di servizio, è possibile inoltrare le chiamate dall’interno telefonico del proprio ufficio sul cellulare di lavoro. Altrimenti si può chiedere la disponibilità del dipendente a far inoltrare le chiamate sul proprio telefono personale. Quando le chiamate vengono inoltrate dall’interno al numero sullo smartphone, tipicamente il chiamante non vede il numero dello smartphone e quindi la privacy è comunque garantita.
Raggiungibilità delle applicazioni dell’ente da remoto
- Se le applicazioni dell’ente sono raggiungibili da remoto, ovvero sono in cloud, il dipendente può accedere tranquillamente da casa ai propri principali strumenti di lavoro. Alternativamente si può ricorrere all’attivazione di una VPN (Virtual Private Network, una rete privata virtuale che garantisce privacy, anonimato e sicurezza attraverso un canale di comunicazione riservato) verso l’ente, oppure ad accessi in desktop remoto ai server.
Sono anche disponibili “soluzioni ponte”, che permettono dal proprio pc personale di collegarsi alla propria postazione presso l’ente e quindi rendere l’esperienza come se si fosse in ufficio (attenzione, purché il pc sia tenuto acceso sempre in ufficio).
- La posta elettronica è una delle applicazioni più usate e più facili da portare in cloud. Nella maggior parte dei casi la posta è già leggibile da remoto – e quindi sia da pc che da smartphone. Può essere che sul pc del lavoro sia installato un client locale, ma spesso è anche disponibile un’interfaccia web di cui non sia ha sentito fino ad oggi l’esigenza. Se però il servizio non è già in cloud occorre provvedere al più presto.
- Disporre di strumenti di condivisione di file e del calendario e strumenti di videoconferenza o call conference è fondamentale quando si lavora da remoto per poter essere sempre allineati e poter lavorare a più mani sugli stessi documenti. Alcune delle funzioni indicate sono già disponibili sui prodotti in uso, basta solo attivarle, mentre gli strumenti di videoconferenza o call conference sono già molto diffusi nel mondo della PA, cui si aggiunge la possibilità di ricorrere a soluzioni gratuite facilmente accessibili (es. Skype, Meet,…).
- Da non dimenticare, poi, che tutti gli smartphone consentono non solo la conversazione in viva voce ma l’aggiunta di altri interlocutori alla telefonata in corso e quindi, seppur in misura ridotta, possono consentire una conference call tra più persone. Mentre alcune app gratuite consentono comunque la videochiamata.
- I sistemi gestionali e il sistema di protocollo sono i software che fanno funzionare un’amministrazione. Se non sono raggiungibili da remoto può essere utile prevedere che i colleghi che restano in ufficio facciano da tramite per la gestione in ingresso e in uscita dei documenti e delle istanze, la realizzazione di ricerche, etc.
- Incentivare l’utilizzo da parte dei cittadini degli sportelli virtuali (es: SUAP) e degli altri servizi on-line già disponibili attraverso informative mirate attraverso i principali canali di comunicazione utilizzati.
- Ricordiamo che molti strumenti funzionano anche da smartphone (calendario, posta, vpn, presentazioni in visualizzazione, documenti in visualizzazione) per cui è possibile anche usare lo smartphone come piattaforma in mobilità.
Non dimentichiamo: privacy e security
Lo strumento di casa non è tipicamente quello del lavoro. Particolare attenzione va utilizzata mentre si usano strumenti lavorativi. Piccoli accorgimenti che non vogliono essere esaustivi possono essere:
Privacy
- Distruggere qualsiasi documento lavorativo venga in mente di stampare (ma perché stampare?) a casa
- Non salvare documenti di ufficio sul pc personale, se non temporaneamente e poi cancellarli immediatamente (specie se contengono informazioni personali)
- Porre attenzione nell’inviare foto per far vedere che si è in smartworking con sul monitor dati personali
- L’accesso a dati aziendali non è più pericoloso in smartworking, la pericolosità dipende da come lo strumento e l’operatore gestiscono il dato, non dalla locazione della persona
Security
- Avere un pc con sistema operativo aggiornato
- Avere un antivirus e verificare che sia aggiornato
- Creare un account specifico per l’uso nei momenti di lavoro, se il pc è usato anche da familiari o conviventi
- In caso ci si allontani dal pc, bloccare il pc in modo che sia utilizzabile da altri
- Non incollare sul pc personale password per accedere agli applicativi di lavoro
